Datenschutzerklärung
1. Über homest AG
1.1. Verantwortliche Stelle
Die homest AG legt grossen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit halten wir uns an das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), die Verordnung über den Datenschutz (DSV) sowie weitere anwendbare Datenschutzbestimmungen.
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt, an wen Daten gegebenenfalls bekanntgegeben werden und welche Rechte Ihnen im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten zustehen.
Verantwortliche Stelle:
homest AG
Seestrasse 5b
8598 Bottighofen
support@homest.ch
Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.
1.2. Zweck der Datenschutzerklärung
Bei einem Kontakt mit der homest AG (im Folgenden «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch personenbezogene Daten verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insb. Cookies, siehe dazu unten).
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.
1.3. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage unserer Datenverarbeitung sind namentlich Art. 5–9 DSG («Begriffe und Grundsätze»). Bei den getroffenen Massnahmen richten wir uns nach der «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz» (https://www.svit.ch/sites/default/files/2023-05/svit_branchenempfehlung_dsg_de_v1.1_2301.pdf) des SVIT Schweiz.
Um die verwalteten Daten gemäss dem aktuellen Stand der Technik gegen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir moderne technische Sicherheitsmassnahmen ein und verbessern diese fortlaufend.
1.4. Bearbeitete Personendaten und Ihre Rechte
Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich sind. Dazu können im Einzelfall auch besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des DSG gehören. Solche Daten bearbeiten wir nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und nach dem anwendbaren Datenschutzrecht zulässig ist. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese in der gesetzlich vorgesehenen Form ein.
1.5. Ihre Rechte
Jede Person kann gemäss Art. 25 DSG von uns Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden. Die Auskunft wird grundsätzlich kostenlos erteilt. Verursacht die Auskunftserteilung einen unverhältnismässigen Aufwand, kann nach Massgabe der gesetzlichen Bestimmungen eine angemessene Kostenbeteiligung von höchstens CHF 300.- verlangt werden.
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere auch das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, auf Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung sowie auf Herausgabe oder Übertragung ihrer Personendaten. Auskunfts- und andere Datenschutzbegehren sind zu richten an: support@homest.ch
2. Verarbeitungsverfahren
2.1. Neuvermietung und Wiedervermietungen
Im Rahmen der Neuvermietung und Wiedervermietung bearbeiten wir Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie weiteren beteiligten Personen, soweit dies für die Ausschreibung, Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens sowie die Anbahnung und den Abschluss eines Mietverhältnisses erforderlich ist.
Dabei können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Angaben zum gewünschten Mietobjekt, finanzielle und berufliche Angaben, Bewerbungsunterlagen sowie weitere für die Beurteilung eines Mietverhältnisses erforderliche Informationen bearbeitet werden.
Soweit erforderlich, beschaffen wir im Rahmen des Vermietungsprozesses auch Personendaten bei Dritten, insbesondere Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte. Die betroffenen Personen werden angemessen über die Beschaffung, deren Zweck und die jeweilige Quelle informiert.
Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten, die nicht zu einem Mietverhältnis führen, werden nach Abschluss des jeweiligen Vermietungsprozesses gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder die betroffene Person ausdrücklich in eine weitere Aufbewahrung, beispielsweise zur Berücksichtigung bei späteren Vermietungsangeboten, eingewilligt hat.
2.2. Bewirtschaftung von Mietverhältnissen
Im Rahmen der Bewirtschaftung von Mietliegenschaften bearbeiten wir Personendaten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern sowie weiteren beteiligten Personen, soweit dies für die Verwaltung und Abwicklung des jeweiligen Mietverhältnisses und der betreffenden Liegenschaft erforderlich ist.
Die Bearbeitung umfasst insbesondere die Verwaltung von Mietverträgen und Kontaktdaten, Mietzins- und Zahlungsverkehr, Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung, Kommunikation mit Mietparteien und Eigentümern, Organisation von Unterhalts- und Reparaturarbeiten, Bearbeitung von Schaden- und Versicherungsfällen sowie gegebenenfalls Inkasso-, Rechts- und Behördenverfahren.
Personendaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Durchführung und Abwicklung des Mietverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Je nach Art der Unterlagen kann die Aufbewahrungsdauer insbesondere bis zu zehn Jahre nach der letzten relevanten vertraglichen Leistung betragen.
2.3. Beratungsprozess
Personen aus Beratungsmandaten werden 2 Jahre über den Abschluss des Beratungsmandates hinaus aufbewahrt. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
2.4. Zusammenarbeit mit Dritten
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auftragsbearbeiter.
Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen. Die Bekanntgabe von Personendaten an Kooperationspartnern findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt.
2.5. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit können Personendaten auch durch Dienstleister und Auftragsbearbeiter ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden. Dies betrifft insbesondere Staaten der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums sowie die USA.
Erfolgt eine Bekanntgabe in einen Staat, für den der Bundesrat kein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen für die Bekanntgabe erfüllt sind. Hierzu verwenden wir insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien, soweit nicht eine gesetzliche Ausnahme anwendbar ist.
Wir wählen unsere Dienstleister und Auftragsbearbeiter sorgfältig aus und verpflichten sie, soweit erforderlich, vertraglich zur Einhaltung angemessener Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen.
2.6. Customer-Relationship Management
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personendaten werden 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
2.7. E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 1 Jahr ab dem letzten E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, wenn eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung nicht erforderlich macht.
2.8. Kontaktformular
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden innert 1 Monats von unseren Webservern gelöscht. Der weitere Verlauf erfolgt via E-Mail (siehe oben), Telefon oder persönlichen Kontakt.
2.9. Versände via soziale Medien
Für bezahlte Postings in sozialen Medien (Facebook, Instagram, LinkedIn) nutzen wir die Kontaktdaten der jeweiligen Anbieter.
2.10. Automatisierte Einzelentscheide
Wir können insbesondere im Vermietungsprozess automatisierte Systeme zur Unterstützung von Prüfungs-, Bewertungs- und Auswahlprozessen einsetzen.
Entscheidungen, die für eine betroffene Person rechtliche Folgen haben oder sie erheblich beeinträchtigen können, werden nicht ausschliesslich automatisiert getroffen, sondern durch eine natürliche Person überprüft und verantwortet.
Soweit im Einzelfall eine automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 21 DSG erfolgen sollte, informieren wir die betroffene Person entsprechend und gewährleisten die ihr gesetzlich zustehenden Rechte, insbesondere das Recht, den eigenen Standpunkt darzulegen und die Überprüfung der Entscheidung durch eine natürliche Person zu verlangen.
2.11. Datensicherungen
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir regelmässig Datensicherungen unserer Geschäftsdaten. Diese werden unter Einsatz angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmassnahmen auf geeigneten Datenträgern und Cloud-Diensten gespeichert.
Soweit im Rahmen der Datensicherung eine Bearbeitung von Personendaten ausserhalb der Schweiz erfolgt, gelten die Bestimmungen gemäss Ziff. 2.5 dieser Datenschutzerklärung.
Der Umfang und die Häufigkeit der Datensicherungen richten sich nach den betrieblichen Erfordernissen sowie den einschlägigen Sicherheitsanforderungen.
2.12. Datenschutzmassnahmen
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes.
2.13. Webseite/n
Die Webseite umfasst neben den Domains homest.ch und homest.immo auch projektbezogene Webseiten sowie Dienste von Servicepartnern. Besucher der Webseite sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten abzugeben, es sei denn, wir weisen im Einzelfall darauf hin.
2.14. Einsatz von Cookies
Cookies sind Daten, die von unseren Webseiten über den Browser auf dem Endgerät des Anwenders gespeichert werden. Die von uns eingesetzten Cookies dienen zum einen dazu, die Benutzerfreundlichkeit unserer Webseiten zu erhöhen und zu verbessern. Zum anderen helfen Cookies dabei, statistische Daten der Webseiten-Nutzung zu erfassen und die so gewonnenen Daten zu Analyse- und Werbezwecken zu nutzen.
Einige Cookies werden automatisch wieder von Ihrem Endgerät gelöscht, sobald der Browser geschlossen wird (sogenanntes Session-Cookie). Andere Cookies werden für einen bestimmten Zeitraum gespeichert, der jeweils 2 Jahre nicht übersteigt (Persistent-Cookies).
Zudem setzen wir ggf. auch sogenannte Third-Party-Cookies ein, die von Dritten verwaltet werden, um bestimmte Dienste anzubieten. Sie können auf den Einsatz der Cookies Einfluss nehmen. Die meisten Browser verfügen über eine Option, mit der das Speichern von Cookies eingeschränkt oder komplett verhindert wird.
Allerdings weisen wir darauf hin, dass die Nutzung und insbesondere der Nutzungskomfort ohne Cookies eingeschränkt werden. Im Weiteren können Nutzer die Cookies beim Besuch auf den Webseiten über den betreffenden Hinweis anpassen.
2.15. Server-Logfiles
Wir erheben bei jedem Zugriff auf diese Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, bei denen es sich um personenbezogene Daten handelt. Diese sind:
– IP-Adresse des Nutzers
– Name der abgerufenen Webseite bzw. Datei – Datum und Uhrzeit des Zugriffs
– Meldung über erfolgreichen Abruf
– Browser-Typ und Version
– Betriebssystem des Nutzers
– Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Server-Logfiles werden nicht mit anderen personenbezogenen Daten zusammengeführt. Server-Logfiles erheben wir zu dem Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkennen und abwehren zu können. Server-Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT-Dienstleistern) erhoben und ausgewertet.
Die Server-Logfiles mit den oben genannten Daten werden nach spätestens 6 Monaten gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse bzw. ein serviceorientiertes Anliegen vorliegt. Wir behalten uns vor, die Server-Logfiles länger zu speichern, wenn Tatsachen vorliegen, welche die Annahme eines unzulässigen Zugriffs nahelegen.
2.16. Personenspezifische Daten aus Verträgen
Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten aus Verträgen nur zu den Zwecken, die mit dem jeweiligen Vertrag in Zusammenhang stehen oder für die gesetzliche Verpflichtungen bestehen. Wir beschränken die Verarbeitung auf diejenigen Daten, die zur Erfüllung des Vertragszwecks erforderlich sind. Die Verarbeitung personenbezogener Daten aus Verträgen erfolgt auf rechtmässiger Basis. Dies kann beispielsweise die Notwendigkeit der Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung, zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen einschliessen.
2.17. Bewerbungen
Interessentinnen und Interessenten können sich per Post oder über die auf der Webseite angegebene E-Mail-Adresse auf eine offene Stelle bewerben. Die Bewerbungsunterlagen und die damit bekanntgegebenen Personendaten werden vertraulich behandelt und nur denjenigen Mitarbeitenden sowie, soweit erforderlich, beigezogenen Dienstleistern zugänglich gemacht, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen.
Die Personendaten werden ausschliesslich für die Prüfung und Bearbeitung der Bewerbung sowie die Durchführung des Bewerbungsverfahrens verwendet. Ohne eine weitergehende Einwilligung werden die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht oder vernichtet, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer zulässiger Grund für eine weitere Aufbewahrung besteht.
Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:
- Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)
- Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma)
- Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome, Lebenslauf)
- Bewertungsinformationen (z.B. Beurteilung Personalberater, Referenzauskünfte, Assessments)
Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
- Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Anstellung neuer Mitarbeitenden)
- Einwilligung
2.18. Lieferanten, Dienstleister, sonstige Vertragspartner
Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag schliessen, damit Sie eine Dienstleistung für uns erbringen, bearbeiten wir Personendaten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden. Diese benötigen wir, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Leistungen in Anspruch zu nehmen.
Die Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
- Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung
- Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Unternehmens, Durchsetzung von Rechtsansprüchen).
2.19. Einsatz von KI-Tools
Wir verwenden ChatGPT Business/Enterprise sowie die OpenAI-API und die Anthropic-API (Claude). Bei diesen kommerziellen Angeboten werden die von uns übermittelten Eingaben, Ausgaben und sonstigen Kundendaten nicht zum Training der generativen KI-Modelle der Anbieter verwendet. Wir aktivieren keine optionalen Freigaben, die eine Verwendung unserer Daten zu Trainings- oder Modellverbesserungszwecken erlauben.
Soweit wir Personendaten in eigener Verantwortlichkeit bearbeiten, setzen wir OpenAI und Anthropic im Rahmen dieser Dienste als Auftragsbearbeiter ein. Soweit wir Personendaten im Auftrag unserer Auftraggeber bearbeiten, erfolgt der Einsatz dieser Anbieter als Unterauftragsbearbeiter. Die Bearbeitung erfolgt im Rahmen der jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen und Datenverarbeitungsvereinbarungen (Data Processing Addenda, DPA) und ist auf die Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Dienste sowie die damit verbundenen erforderlichen Bearbeitungen beschränkt.
Unsere internen KI-Anwendungen greifen ebenfalls auf diese APIs zu und unterliegen den gleichen «Kein Training»-Grundsätzen.
Wir beschränken die übermittelten Daten auf das notwendige Minimum, pseudonymisieren Informationen, wann immer möglich, und begrenzen den Mitarbeiterzugang streng. An KI-Systeme werden nur solche Daten übermittelt, die für den jeweiligen Anwendungszweck erforderlich sind.
Wir unterhalten entsprechende Datenverarbeitungsvereinbarungen (Data Processing Addenda, DPA) mit den eingesetzten KI-Anbietern, führen die eingesetzten Systeme in unserem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (RoPA) und implementieren geeignete technische und organisatorische Massnahmen (TOMs), um eine DSG- und, soweit anwendbar, DSGVO-konforme Bearbeitung sicherzustellen. Dazu gehören unter anderem Zugriffskontrollen, Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung, Datenminimierung, Lieferanten- und Risikoanalysen sowie regelmässige Überprüfungen unserer KI-Nutzung, um die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und interner Richtlinien sicherzustellen.
Wir dokumentieren unsere Nutzung von KI-Systemen, schulen Mitarbeitende im verantwortungsvollen Umgang und definieren klar, welche Informationen mit KI-Tools geteilt werden dürfen. Datenflüsse und interne Richtlinien werden regelmässig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
2.20. Auftrag zur Datenbearbeitung für die Immobilienbewirtschaftung (ADB)
Dieser Auftrag zur Datenbearbeitung («ADB») gilt, soweit er im jeweiligen Verwaltungs-, Bewirtschaftungs- oder sonstigen Mandatsvertrag zwischen dem Auftraggeber und der homest AG («Beauftragte») als Vertragsbestandteil einbezogen wurde.
Auf Weisung des Auftraggebers stellt die Beauftragte die im Auftrag bearbeiteten Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung, soweit dem keine gesetzlichen Pflichten oder überwiegenden berechtigten Interessen entgegenstehen.
Gegenstand und Rollen
Der Auftraggeber ist hinsichtlich der im Rahmen des jeweiligen Mandats in seinem Auftrag bearbeiteten Personendaten Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG). Die Beauftragte bearbeitet diese Personendaten als Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 DSG.
Soweit die Beauftragte Personendaten für eigene Zwecke oder zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten bearbeitet, handelt sie als eigenständige Verantwortliche; für diese Bearbeitungen gelten die übrigen Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung.
Gegenstand, Zweck und Dauer der Bearbeitung
Die Beauftragte bearbeitet Personendaten, soweit dies zur Erfüllung der im jeweiligen Mandatsvertrag vereinbarten Leistungen erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere die administrative und kaufmännische sowie, soweit vereinbart, technische Bewirtschaftung von Stockwerkeigentümergemeinschaften, Mietliegenschaften und weiteren Immobilien.
Die Bearbeitung kann insbesondere die Eigentümer- und Mieterverwaltung, Buchhaltung und Abrechnung, Zahlungsverkehr und Inkasso, Vermietung und Mieterselektion, Kommunikation und Korrespondenz, Instandhaltung sowie die Bearbeitung von Schaden-, Versicherungs-, Rechts- und Behördenfällen umfassen.
Der ADB gilt grundsätzlich für die Dauer des jeweiligen Mandats. Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungs-, Herausgabe- und Nachweispflichten bleiben vorbehalten.
Kategorien von Personendaten und betroffenen Personen
Bearbeitet werden können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Eigentums-, Vertrags- und Mietdaten, Zahlungs-, Buchhaltungs- und Abrechnungsdaten, Bonitäts- und Bewerbungsdaten, Korrespondenz und Kommunikationsdaten, Schlüssel- und Zutrittsinformationen sowie Angaben im Zusammenhang mit Schäden, Reparaturen, Versicherungsfällen und rechtlichen oder behördlichen Verfahren.
Betroffene Personen sind insbesondere Eigentümerinnen und Eigentümer, Stockwerkeigentümerinnen und Stockwerkeigentümer, Mieterinnen und Mieter, Mietinteressenten, Vertragspartner, Kontaktpersonen sowie weitere Personen mit Bezug zur jeweiligen Liegenschaft.
Besonders schützenswerte Personendaten werden nur bearbeitet, soweit dies zur Erfüllung des jeweiligen Mandats erforderlich und nach dem anwendbaren Datenschutzrecht zulässig ist.
Weisungen und Vertraulichkeit
Die Beauftragte bearbeitet die im Auftrag erhaltenen Personendaten ausschliesslich zur Erfüllung des jeweiligen Mandats, gemäss den dokumentierten Weisungen des Auftraggebers und im Rahmen des anwendbaren Rechts.
Eine Verwendung der im Auftrag erhaltenen Personendaten für mit dem Mandat nicht vereinbare eigene Zwecke erfolgt nicht.
Die Beauftragte stellt sicher, dass Mitarbeitende und weitere Personen mit Zugang zu den im Auftrag bearbeiteten Personendaten zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Ist die Beauftragte der Auffassung, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen anwendbares Datenschutzrecht verstösst, weist sie den Auftraggeber darauf hin und kann die betreffende Bearbeitung bis zur Klärung aussetzen.
Technische und organisatorische Massnahmen
Die Beauftragte trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art und des Umfangs der Bearbeitung sowie der bestehenden Risiken angemessene technische und organisatorische Massnahmen («TOMs») zum Schutz der Personendaten.
Dazu gehören insbesondere angemessene Zugriffs- und Berechtigungskontrollen, Verschlüsselung, Massnahmen zur Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit, Datensicherungs- und Wiederherstellungsverfahren, Datenminimierung sowie organisatorische Vorgaben und Schulungen.
Die Massnahmen werden regelmässig überprüft und bei Bedarf weiterentwickelt.
Unterstützung des Auftraggebers und Datenschutzverletzungen
Die Beauftragte unterstützt den Auftraggeber im Rahmen des Mandats und in angemessenem Umfang bei der Erfüllung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten, insbesondere bei Auskunfts-, Berichtigungs-, Herausgabe- und Löschbegehren betroffener Personen.
Wird der Beauftragten eine Verletzung der Datensicherheit bekannt, welche im Auftrag bearbeitete Personendaten betrifft, informiert sie den Auftraggeber ohne unangemessene Verzögerung und stellt ihm, soweit verfügbar, die zur Beurteilung des Vorfalls erforderlichen Informationen zur Verfügung.
Unterauftragsbearbeiter
Der Auftraggeber erteilt der Beauftragten die allgemeine Genehmigung, zur Erfüllung des Mandats geeignete Unterauftragsbearbeiter beizuziehen.
Hierzu können insbesondere Anbieter von IT-, Hosting-, Cloud-, Software-, Kommunikations-, Buchhaltungs-, Zahlungsverkehrs-, Dokumentenmanagement- und KI-Dienstleistungen gehören.
Die Beauftragte stellt sicher, dass beigezogene Unterauftragsbearbeiter, soweit erforderlich, vertraglich zu angemessenen Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen verpflichtet werden.
Über wesentliche Änderungen bei Unterauftragsbearbeitern, welche im Auftrag bearbeitete Personendaten betreffen, informiert die Beauftragte den Auftraggeber vorgängig in geeigneter Form. Der Auftraggeber kann aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen gegen den Einsatz eines neuen Unterauftragsbearbeiters Einspruch erheben.
Die Beauftragte bleibt gegenüber dem Auftraggeber für die Einhaltung der auf die Unterauftragsbearbeiter übertragenen datenschutzrechtlichen Pflichten verantwortlich.
Bearbeitung im Ausland
Personendaten können im Rahmen der eingesetzten Dienstleistungen auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden.
Bei einer Bekanntgabe in Staaten, für welche kein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt ist, stellt die Beauftragte sicher, dass die Voraussetzungen des anwendbaren Schweizer Datenschutzrechts eingehalten werden und, soweit erforderlich, geeignete Garantien bestehen.
Ergänzend gelten die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung zur Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland.
Nachweis und Kontrolle
Die Beauftragte stellt dem Auftraggeber auf begründete Anfrage angemessene Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung dieses ADB nachzuweisen.
Soweit darüber hinausgehende Kontrollen erforderlich sind, sind diese vorgängig anzukündigen, auf das notwendige Mass zu beschränken und so durchzuführen, dass der ordentliche Geschäftsbetrieb der Beauftragten sowie die Vertraulichkeit und Rechte anderer Auftraggeber und Dritter gewahrt bleiben.
Rückgabe und Löschung
Nach Beendigung des Mandats stellt die Beauftragte dem Auftraggeber oder einer von ihm bezeichneten Nachfolgeverwaltung die für die Weiterführung des Mandats erforderlichen Daten und Unterlagen gemäss dem jeweiligen Mandatsvertrag zur Verfügung.
Personendaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die jeweiligen Bearbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten oder andere zulässige Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
Verhältnis zum Mandatsvertrag
Dieser ADB ergänzt den jeweiligen Mandatsvertrag hinsichtlich der Auftragsbearbeitung von Personendaten.
Bei Widersprüchen zwischen diesem ADB und dem Mandatsvertrag gehen hinsichtlich der Auftragsbearbeitung die Bestimmungen dieses ADB vor, soweit im Mandatsvertrag nicht ausdrücklich eine speziellere Regelung getroffen wurde.
Für Haftung, anwendbares Recht und Gerichtsstand gelten die Bestimmungen des jeweiligen Mandatsvertrags.
3.1. Verwendung der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschliesslich für die Zwecke verwendet, für die sie erhoben wurden, es sei denn, Sie haben ausdrücklich anderweitig eingewilligt. Wir nutzen Ihre Daten beispielsweise zur Kommunikation mit Ihnen, zur Bereitstellung von Dienstleistungen und oder Produkten und/oder zur Versendung von E-Mails.
3.2. Datenweitergabe
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Dabei setzen wir angemessene Massnahmen ein, um sicherzustellen, dass Dritte angemessen für den Datenschutz sorgen.
3.3. Aufbewahrungsdauer
Wir bewahren Personendaten grundsätzlich nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Bearbeitungszwecke erforderlich ist.
Soweit in dieser Datenschutzerklärung konkrete Aufbewahrungsfristen genannt werden, gelten diese unter Vorbehalt gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie einer längeren Aufbewahrung, soweit diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer werden Personendaten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen oder sonstigen zulässigen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
4. Änderung der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor. Letzte Änderung: 24.09.2026